近年、コンサートなどの娯楽から社内会議など幅広く活用されている『ハイブリッドイベント』は、環境を整える大変さはありつつも、感染症のリスクをおさえられるなど多くのメリットがあります。そこで、「会社でのイベントをハイブリッド形式で開催してみよう」と思っている方も多いのではないでしょうか？

本記事では、ハイブリッドイベントを開催する前に知っておきたいメリットや、開催する上での注意点などを詳しく紹介します。思わぬトラブルで失敗しないためにも、ぜひチェックしておきましょう！

目次

ハイブリッドイベントとは？広まった背景は？

ハイブリッドイベントとは、「オンライン」と「オフライン（リアル）」の両方を組み合わせたイベントのことです。インターネットで繋がっている参加者と、会場に集まった参加者が、リアルタイムで同じイベントに参加できるのが大きな特徴です。

オンラインでの参加者はイベントの音声や動画をみられるだけでなく、チャット機能を使ったコメントや発言をすることも可能です。ハイブリッドイベントは、イベント会場からインターネットを使って配信しているため、人と人が直接会わなくてもよいという大きなメリットがあり、コロナ対策として2020年頃に広まりました。

ハイブリッドイベントで開催できる会社のイベントは？

会社でハイブリッドイベントを開催するなら、どのようなイベント内容が実現可能か気になる方も多いと思います。ハイブリッドイベントの開催形式は以下のとおりで、それぞれ用途や目的にあわせて使い分けるとよいでしょう。

・ライブ形式（ショー、コンサートなど）
・講演会形式（セミナー、説明会など）
・ブース形式（展示会など）

ハイブリッドイベントには後から録画を配信する方法もありますが、社内イベントではリアルタイムで配信されることも多く、会場に行くことができない社員も気軽に参加できるようになります。会社で開催できるハイブリッドイベントとしては、説明会、セミナー、表彰式、周年イベント、社員総会、株主総会などがあり、外部から講師を招いて講演会を開催するケースもあります。

ハイブリッドイベントを開催する3つのメリット

「オンライン」と「オフライン」を組み合わせたハイブリッドイベントには、具体的にどのようなメリットがあるのでしょうか。ここでは、会社のイベントをハイブリッドで開催する3つのメリットについて詳しく紹介します。

①自由度が高いため参加しやすい

ハイブリッドイベントは、「必ず会場に行かなければならない」という決まりがなくなるため、参加への自由度が高まります。たとえば、休日に開催される社内イベントの場合、会場まで遠くて行けない従業員や家庭の事情で参加できない従業員もいるかもしれません。しかし、ハイブリッドイベントなら会社や自宅のPCから参加できるなど、インターネット環境があればどこからでも参加が可能になります。

②開催中止のリスクにも対応しやすい

近年では、強烈な台風による自宅待機や感染症の蔓延防止など、さまざまな理由で行動が制限されることが増えました。そのような状況下でもハイブリッドイベントにすることで、「会場は中止にしてオンラインのみで開催する」など、臨機応変に対応できるようになります。リアルイベントのみの場合よりも、機材やネット環境を整える負担は増えますが、開催中止リスクが回避できるのは大きなメリットといえるでしょう。

③イベントの映像を残せる

イベントの映像（アーカイブ）を残せるのも、ハイブリッドイベントのメリットです。アーカイブを確認できる状態にしておくことによって、リアルタイムで参加できない従業員があとから視聴できたり、教育のために何度も見返したりと、さまざまな使い方ができるようになります。

また、社外向けのハイブリッドイベントなら、参加者の視聴状況やコメントからデータ分析に活用することもできます。イベント中に参加者からのコメントやアンケートを受け付けるかどうかは自由に設定できるので、開催目的にあわせて選んでみましょう。

ハイブリッドイベントを開催する上での注意点

リアルイベントよりも環境を整えることが重要になるハイブリッドイベントは、行き当たりばったりで開催すると失敗する可能性が高まります。そのため、入念な準備とシミュレーションが大切で、注意すべきポイントもいくつかあります。ここでは、ハイブリッドイベントを開催するにあたり、おさえておきたい注意点を3つ紹介します。

リアル・オンラインどちらをメインにするか決める

ハイブリッドイベントは、「リアルかオンライン」のどちらをメインにするか決めておかなければ、中途半端なイベントになりかねません。イベントの目的や参加者のニーズに合わせて、リアルかオンラインのどちらをメインにするか決めておきましょう。たとえば、社内向けの表彰式や周年イベントはパーティ形式で開催する企業も多いため、リアルでの参加に重きをおいて、オンライン参加者には後日アーカイブ配信するなどでもよいですね！

参加者が一体感を味わえるようにする

ハイブリッドイベントのデメリットともいえる部分ですが、オンライン参加者は画面をみるだけになるので、どうしても心理的な距離感が遠ざかりやすくなります。心理的な距離感が遠ざかると、途中で集中力が切れて飽きてしまう可能性も・・。そこで、資料を配信画面で共有したり、コメントや音声で企画に参加できるようにしたりと、一体感を味わってもらうための施策を考えておきましょう。

機材・通信トラブルを防ぐための対策が必要

ハイブリッドイベントでは、リアルイベントにはないインターネット環境を整える必要があります。よくみられるトラブルには「音声が聞こえない」「画面がフリーズする」などがありますが、これらは参加者の満足度を下げてしまう要因になります。そのため、機材や通信環境を事前にしっかりとチェックして、できるだけトラブルが起きないように準備しましょう。また、参加者側にも、通信環境のよい場所から接続するようにお知らせしておくことも大切です。

ハイブリッドイベントを盛り上げるなら『景品パーク』におまかせを！

ハイブリッドイベントで表彰式や周年イベントなどを実施するのであれば、参加者に喜ばれる景品を用意しておきましょう。景品パークでは、1,000を超える景品アイテムを取り揃えております。たとえば、目録とスタンド付きパネルがセットになった「パネもく！」は、画面越しでも十分インパクトがあり、受け取った人が後日Webから申請して自宅で受け取り可能です！ハイブリッドイベントの景品に悩む幹事さんも多いので、ぜひチェックしてみてくださいね。

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