送別会の幹事さんは、日程調整やお店選びと予約、当日の流れを決めるなど、やることがたくさん！とくに初めて幹事を担当する場合、「どこから手をつければ良いのかわからない」という方もいるかもしれません。そこで知っておきたいのが、送別会の準備を効率よく進める方法です。今回の記事では、送別会の準備内容や流れ、ポイントや注意点を紹介します。送り出される人はもちろん、送る人も楽しめる送別会にしたい幹事さんは要チェックです！

目次

送別会の準備は何をするの？ポイントや注意点は？

送別会の準備は通常業務と平行しておこなわなければならず、開催日まではハードな日々になることも…。ただ、基本的に送別会の準備は、どの企業や部署でも同じようなものです。これから紹介する送別会の準備内容と流れを参考に、1つずつ進めてみてください。

1.日程調整をする

まずは送別会の日程を決めます。できるだけ多くの従業員に参加してもらうためにも、いくつか候補日を設定してアンケートをとってみましょう。無料で使える「日程調整ツール」を使えば、複数人の参加できる日にちを一括で把握できて便利です。

日程調整ツールで候補日をいくつか選択して、参加予定の人にOKな日をチェックしてもらいましょう！全員の参加は難しいかもしれませんが、参加人数がもっとも多い日程を選ぶと盛り上がりやすく、1人でも多くの従業員と最後の挨拶ができます。

2.送別会の流れを決める

日程が決まったら、当日どのような流れで進めるかを考えていきましょう。一般的な送別会の流れは次のとおりとなっています。

・開会の言葉（司会の挨拶）
・乾杯の挨拶
・食事・歓談
・送る側の代表者の挨拶
・プレゼントの贈呈
・送り出される人の挨拶
・閉会の言葉

基本的に、送別会は送り出される人との最後の宴会のようなものなので、飲み食いしながらワイワイ楽しめればOKです。また、「送る側の代表者の挨拶」には、送り出される人と関係が深い人を選ぶとよいでしょう。

3.参加費を決める

次に、参加費を決めます。一般的な送別会の相場は3,000〜5,000円程度で、飲食代やプレゼント代、お花代によって値段が変動します。送別会にかかる総額を参加人数で割り、1人いくらかを計算しておきましょう。当然ですが、主役（送り出される人）からは徴収しません。

また、全従業員が対象となる送別会であれば経費計上できるため、会社負担となるケースもあります。経費になるには「社会通念上妥当」とされる金額の範囲内と決まっており、どのように設定しているかは企業によってまちまちです。周りで過去に幹事担当になった人を探して、会社負担になるか事前に聞いておきましょう！

4.会場選び・予約をする

参加人数や予算が決まったら、送別会を開催する会場を選んでいきましょう。会場選びでおさえておきたいのが次の4つです。

・アクセスしやすい立地
・メニューが豊富で美味しい
・参加人数に合うお店の広さ
・席の入れ替えや離席時の導線がスムーズ
・主役の年齢や好みに合わせる

また、余興を企画する場合はスペースがあるかの確認も必要になります。貸切を希望する場合は、貸切可能かを早めに問い合わせておきましょう。

5.送別会の案内を送る

日程や会場が決まったら、参加者に向けて送別会開催のお知らせを送りましょう。基本的には、案内状を作成する方法、メールに直接記載する方法のどちらかで周知します。どの方法を選ぶとしてもお知らせする内容は同じで、次の項目を記載します。

・退職する人の名前
・日程
・場所（アクセス方法）
・参加費
・幹事の連絡先

なお、主役は「招待」という形になるので参加費の記載は不要です。何の話もなく案内状を送ると驚かせてしまうので、送別会の開催についてあらかじめ口頭でやりとりしておきましょう！

6.プレゼントや景品を準備する

送別会では、これまでの感謝の気持ちをこめてお花やプレゼントを贈るのが一般的です。予算にあわせて、主役が喜びそうなものを選びましょう！送別会で贈るプレゼントの内容に決まりはありませんが、主役の好みに合わせて選ぶと喜ばれやすくなります。もし好みや趣味がまったくわからない場合は、持っているアイテムをチェックしたり、休日の過ごし方や趣味を聞いてみたりと、さりげなく調査してみましょう。また、余興を企画する場合は、ゲームの景品もいくつか用意しておくとよいですね！

送別会の準備をスムーズに進めるためのポイント！

送別会当日まではやることが多くバタバタしがちです。忙しいあまり、やるべきことが抜けていては失敗しかねません。そこで、送別会の準備を効率よくするためにも、これから紹介するポイントをおさえておきましょう！

参加人数が多い場合はチームを作る

参加人数が多い送別会の場合は、幹事さんが1人で対応できない可能性もあります。送別会は多方面への連絡なども必要になるので、着実に進めるためにもチームを作って動きましょう。2〜3人のチームを作って各自担当する内容を決めておけば、1人あたりの負担は軽減されます。チームを作る場合は、グループチャットを作って常に情報共有するなど、連携ミスが発生しないように気をつけてくださいね！

会場探しは便利なサイトを利用する

送別会の会場は、予算やアクセス、メニューなど複数の条件をクリアしなければならず、苦戦する幹事さんも少なくありません。良さそうな会場を一軒一軒見て回ることができればよいのですが、時間も手間もかかるため、実際には難しいですよね。そこで、食べログやホットペッパーグルメなどの、グルメレビューが掲載されているサイトを利用してみましょう。送別会に使えそうなお店も多数掲載されていますし、利用者の感想を直接知ることができて判断材料になるはずです！

ゲーム景品は『景品セット』を利用する

意外と幹事さんの頭を悩ませるのが、余興のゲーム景品選びです。参加者のうち何人に景品が行き渡るようにするかによって、1つの景品にかけられる金額も変わります。どのような景品を選べばよいのかわからない場合は、『景品セット』を利用するのがおすすめです。

『景品セット』は、複数の景品がすでにまとめられており、予算や景品点数から選ぶことができるという便利な商品です。多くの景品セットでは、セット内容がわかるようになっているので、参加者の年齢や属性から選べるのも嬉しいポイントです！

送別会の景品準備は『景品パーク』におまかせください！

景品パークでは、じっくり景品を選ぶ時間がない幹事さんに向けて、『楽々まとめ買い景品セット』をご用意しています。『楽々まとめ買い景品セット』の景品はセット価格で、単品で購入するよりもお得になるのも嬉しいポイント！セット内容は、高級和牛やお取り寄せグルメ、人気家電など、参加者の年齢や趣味趣向からお選びいただけます。景品を1つずつ選ぶ手間が省けて、忙しい幹事さんの負担を軽減してくれる便利な商品なので、ぜひチェックしてみてくださいね！

景品パークがおススメする『楽々まとめ買い景品セット』

景品パークがおススメする『歓送迎会景品』

歓送迎会の景品準備には、1,000点以上の景品を扱う『景品パーク』がおすすめです。景品パークでは、多彩なジャンルの景品をご用意！主役にも参加者にも喜ばれる景品をお探しいただけます。新しい門出を祝いつつ、歓送迎会の余興を盛り上げてくれる景品選びなら、景品パークにおまかせあれ♪

景品パークがおススメする『福利厚生幹事さん虎の巻』

景品パークでは、幹事さんをサポートすべく『福利厚生幹事さん虎の巻』をご用意しています！『福利厚生幹事さん虎の巻』では、福利厚生の基本から「それ知りたかった！」という内容まで幅広く情報をお届け。歓送迎会の準備に疲れてしまった幹事さんの息抜きにも、ぜひご活用ください！