社内イベントや結婚式二次会、ゴルフコンペなど、イベントの幹事を任された方の中には、「当日失敗したらどうしよう…」と不安な方もいるかもしれません。今回は、そんな幹事さんのために、イベント幹事さんの当日失敗あるあるをご紹介します。「当日景品が足りなくなった」という時の対処法もご紹介するのでぜひ参考にしてみてください！

目次

イベント幹事さん当日の失敗あるある6選！対処法も！

どんなに気合いを入れて準備していても、イベントは当日に想定外のことが起きがちですよね。起こりがちな失敗あるあるを事前にチェックできていれば、安心して当日を迎えることができるでしょう。今回はイベント幹事さんが当日の失敗としてよくありがちなことを6つご紹介します。対処法もご紹介するので、ぜひ参考にしてみてくださいね。

①会場がイメージと違った

イベントにおいて、会場選びはとても重要なポイントです。しかし、「会場のイメージが想像と違った…」という失敗はよくあることなので注意しなくてはなりません。たとえば、以下のような失敗例があります。

・会場が狭くて参加人数と合っていなかった
・トイレの数が少なくて行列ができてしまった
・荷物やコートなどを置く場所がなかった
・喫煙スペースがなかった

しかし、これらの問題は会場の下見をすることで、事前に防げる可能性もあります。会場の下見をしておけば、当日のイメージがつきやすいですし、最寄り駅から会場までの距離感なども確認できるでしょう。事前に確認できれば、参加者への案内にも記載もできるので、参加者にとっても安心ですね。会場選びの際はサイトの情報だけで判断せずに、下見に行って細かく情報を確認しましょう。

②会費がスムーズに徴収できなかった

「会費がスムーズに徴収できなかった…」という失敗もあるあるです。たとえば、当日バタバタして会費徴収に時間がかかってしまったり、おつりが必要な参加者が出てきたり…という失敗があるでしょう。できれば、イベントの会費は事前に徴収するのがおすすめです。最近では、Pay Payなど、QRコードを使ったキャッシュレス決済が人気です。

QRコードであれば、幹事さんが用意したQRコードを参加者が読み取るだけで決済完了となります。イベント当日はおつりのやりとりなどで、バタバタしなくて済みますし、幹事さんにとっても参加者にとっても便利です。もし、当日に現金で集める場合は、おつりが出ないように参加者へ案内しておくのがよいでしょう！

③予約していた日時が間違いだった

「本当にそんなことあるの？」という失敗例ではありますが、日時の間違いは絶対にないとは言い切れません。カレンダーを見間違えていた、連絡した日時が違っていたなど…予約日時の間違いは十分あり得ることでしょう。参加者に間違った日時を伝えてしまった場合、当日来られない人が出てきてしまうなど迷惑をかけてしまいます。

そのため、日時の間違いがないように、意識して確認するようにしましょう。また、会場側との連携がとれていなくて、「日時が間違っていた」ということも十分起こり得るので、予約の1週間前に確認の連絡を入れておくのがおすすめです。

④参加者にアレルギーの人がいた

参加者の出欠をとる際は、あらかじめアレルギーの有無を確認しておきましょう。「参加者へ確認するのを忘れていた」「会場に伝え忘れていた」という場合、参加者が誤ってアレルギー食材を食べてしまうこともあるかもしれません。アレルギーは命にかかわることもあるため、事前に必ず確認しましょう！また、会場にも予約の1週間前に再度確認を入れておくと安心ですね。

⑤時間が思ったよりも余ってしまった

たとえば、結婚式二次会などでゲームを用意していた場合、「予定より早く終わってしまった」ということも起こるでしょう。イベントによっては、歓談時間を多く設けるなど、臨機応変に対応することもできますが、イベントの盛り上がりを下げてしまうこともあるかもしれません。そのため、進行状況によって臨機応変に対応できるように、ゲームなどの余興は多めに用意しておくのがポイントです。

⑥急遽人数が増えてゲーム景品が足りなくなった

当日、急遽参加人数が増える可能性もあります。そこで心配なのが料理と景品です。料理は会場側が多めに用意している場合もあるため、一人二人増える分には対応してもらえる可能性が高いでしょう。しかし、ゲーム景品は注意が必要です。参加者にとって“景品”はモチベーションアップや満足度につながる大事なアイテムになります。そのため、景品不足を防ぐなら、あらかじめ多めに用意しておくのがオススメです。とはいえ、「余らせるのも避けたい…」という方も多いかもしれません。そんな方は、以下をご覧ください！

当日景品が必要になったら即納できる『お急ぎデジもく！』がオススメ

イベントでは、「急遽参加人数が増えてしまった…」「景品が足りなくなってしまった…」「そもそも景品を準備するのを忘れていた…」という場合もあるかもしれません。そんな時は、即納可能な『お急ぎ便デジもく！』がオススメです。

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イベント幹事さんに向けて、当日起こりうる失敗あるあるや対処法などご紹介しました。どんなに打ち合わせを念入りにおこなっても、当日予想外のトラブルが発生する可能性は十分あります。しかし、事前にトラブルを予想して準備しておけば万が一の場合も安心です！参加者が悲しい思いをしないためにも、幹事さんは念入りに準備をしましょう。

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