同窓会名簿の個人情報保護の重要性！幹事が押さえるべき7つの注意点景品選びの専門店

同窓会名簿の個人情報保護の重要性！幹事が押さえるべき7つの注意点

「同窓会の名簿を作るけど、注意点ってなんだろう？」同窓会名簿は、同窓会の準備運営に欠かせないものです。しかし、個人情報の取り扱いが厳しくなった昨今、同窓会名簿においても、個人情報の保護が求められるようになっています。

そこで今回は、同窓会名簿において個人情報保護の重要なポイントと、幹事が押さえるべき注意点をご紹介します。法律を守って「安全性」の高い名簿作成をするためにも、ぜひ幹事さんは作成時のポイントを確認してみてくださいね。

同窓会名簿でも注意が必要！『個人情報保護法』とは？

『個人情報保護法』は、個人情報等の取り扱いについてルールを定めた法律のこと。正式な名称は「個人情報の保護に関する法律」と呼ばれています。個人情報保護法は、個人情報の利用を禁止や制限するためではなく、個人の権利や利益を守ることを目的に作られました。個人情報保護法は、どんなに小規模かつ非営利の団体・組織であっても適用されます。

そのため、同窓会の名簿を作成する際にも、個人情報の取り扱いに配慮するといった注意が必要です。名簿は、同窓会の運営をスムーズに進めるうえで重要なものですが、同時に、大量の個人情報をふくむデータでもあります。幹事や名簿担当となった方は、個人情報保護法のルールを理解したうえで、細心の注意を払って名簿作成にあたりましょう。

参考：個人情報保護委員会「自治会・同窓会等向け会員名簿を作るときの注意事項」

同窓会名簿について幹事が必ず押さえておくべき7つの注意点！

個人情報保護法の施行により、同窓会の名簿作成においても、これまでとは異なる配慮が求められています。幹事としての信頼を損なわないためにも、以下にご紹介する7つの注意点を守って、名簿作成に取り組みましょう。

①個人情報の利用目的やルールを明確にする

同窓会の名簿作成でまず押さえるべき点は、個人情報を集める前に、個人情報の利用目的やルールを明確にすることです。個人情報は、取り扱いについての適切なルールを決めて、それに従って管理や運用することが求められます。そのため、名簿作成のために同窓生の個人情報を集める前に『プライバシーポリシー』を作成することが望ましいです。

同窓生の中には、名簿作成に前向きでない人もいるかもしれません。トラブルを未然に防ぐためにも、「同窓会会員の管理、会報等の送付および同窓会名簿の発行を含む同窓会の運営に役立てる目的のみに使用する」など、プライバシーポリシーを作成し、公表するようにしましょう。

②個人情報の利用目的を本人にも伝える

同窓会の名簿作成で個人情報を集める際には、利用目的を本人にもしっかり伝えるのが重要です。個人情報保護法では、個人情報の利用目的をあらかじめ特定し、直接本人へ許可をとらなくてはならないと定められています。ガイドラインを守ることはもちろん、同窓生が「勧誘とか使われたらどうしよう・・」などと不安にならないためにも、利用目的を周知しましょう。

個人情報を悪用した詐欺や犯罪が急増している近年では、個人情報に対する人々の意識も変わってきています。名簿に記載される同窓生の意思を尊重したうえで、名簿作成を進めてくださいね。

③個人情報は目的以外で利用しない

名簿作成のために個人情報を集めたら、その情報を目的以外で利用しないよう注意しましょう。個人情報保護法では、特定された利用目的を越えた個人情報の利用は禁止されています。たとえば、どんなに仲の良かった旧友の情報であっても、同窓会の運営以外の目的、つまり営業や勧誘などの目的で、個人情報を使うことはNGです。集めた個人情報は、第三者への提供もふくめて、定められた目的以外のことには勝手に使用しないよう徹底しましょう。

④個人情報の漏えい・紛失・盗難には十分注意する

同窓会名簿の個人情報の取り扱いでは、個人情報の漏えい・紛失・盗難に注意することも必須です。
同窓会の名簿は、大人数の個人情報をふくむものなので、なくしたり、漏らしたりしないよう厳重に管理するのが重要になります。紙ベースの名簿であれば、鍵付きの収納庫などで保管しましょう。

デジタル名簿の場合は、パスワード保護や暗号化など、安全に保管できるようセキュリティ対策を徹底しましょう。また同窓会の名簿作成では、「情報をどこまで載せるか？」が論点に上がることも多いですが、個人情報保護の観点では、収集する個人情報は必要最小限にするのが望ましいです。

⑤個人情報の修正・変更は迅速におこなう

同窓会の名簿を作成するときには、個人情報の修正・変更は迅速におこないましょう。修正や変更が適切におこなわれないと、案内状の誤送など、プライバシーの侵害にもつながる場合があります。そのためにも、住所や電話番号、結婚による苗字の変更など、情報の更新はできる限り早くおこないましょう。同窓生本人が個人情報の変更を依頼しやすいよう、運営の体制を整えておくことも大切です。

⑥第三者に個人情報を渡す場合は本人の同意を得る

同窓会名簿の個人情報を第三者に渡す場合は、本人の同意を得るようにしましょう。個人情報保護法において、本人の同意がないにもかかわらず、第三者へ個人情報を提供することはNGです。それは、同窓会の参加者に名簿を配布する際も同じです。そのため、必ず名簿に記載された本人から同意を得たうえで、同窓会名簿を発行しましょう。

もしも特別な事情で第三者に個人情報を提供する場合には、あらかじめ本人への確認を徹底してください。また第三者に個人情報を渡すという点では、名簿を入手した同窓生本人が転売や紛失しないよう、注意を促すことも重要です。

⑦個人情報の開示を本人から求められた場合は開示する

個人情報保護法のガイドラインでは、個人情報の開示を本人から求められた場合は、開示することが定められています。そのため、本人から開示請求を求められたら、幹事さんはきちんと対応しましょう。開示だけでなく、同窓生から取得した個人情報の訂正・削除の要請が出された場合にも、適切に対応することが求められます。同窓会名簿の作成時には、個人情報の開示・訂正・削除の問い合わせ先についても、同窓生に周知すると良いでしょう。

同窓会名簿の作成・管理は個人情報の取り扱いに十分注意しよう！

同窓会名簿の個人情報保護の重要性と、押さえるべき注意点について解説しました。改定を重ねた現在の個人情報保護法は、同窓会名簿のような規模の小さい、非営利の組織にも適用されます。そのため、プライバシーとセキュリティに配慮して、作成する必要があります。名簿の成において大切なのは、『記載される本人の意思を尊重する』という点です。

あとになって「名簿に載せないでほしかった・・」など、不満の声が出てしまうことのないよう、集めた個人情報は適切な管理・運用を徹底し、慎重に取り扱いましょう。ご紹介した7つのポイントは、同窓会以外のケースにも該当する個人情報保護の基本的な部分です。

注意点を理解し、個人情報を適切に取り扱って、ぜひ同窓会での素敵なひと時を過ごしてくださいね！また、同窓会の当日のゲームを盛り上げるための景品選びなら、景品の専門ショップ『景品パーク』におまかせください！

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