進行表は必須ツール

忘年会や新年会、結婚式二次会、歓送迎会などのイベントは参加者全員が貴重な時間を割いて集まる、幹事さんにとってはちょっと責任重大なシーンです。 だからこそイベントが予定通り進行しているのかを常にチェックすることも幹事さんの大切な仕事。 そこでしっかり作成しておきたいのが進行表（タイムテーブル）。 進行表はイベントの舵取りである幹事さんにとっては羅針盤のような存在です。 そんな進行表の構成は全体の流れがひと目でわかるように、内容をシンプルにまとめておくことが基本。 現在の進行が予定時間とどれくらいズレているのか、予定時間内にすべての内容を終えるためにはどのコンテンツをどれくらい短縮すれば良いのかなど、 進行表はイベント進行中に幹事さんが臨機応変な対応をするためには欠かせないツールです。

シンプル＆カスタマイズが基本

進行表は「予定時間」を軸に「内容」「氏名」「備考」の3つのシンプルな構成が基本。 「内容」の欄には「開場」「乾杯」「祝電披露」「あいさつ」といった式次第について記載します。 「氏名」の欄には「内容」を担当する人物の肩書・名前を記入します。 「備考」欄にはモニターや照明、音楽や効果音、花束や景品などのアイテムについて記入するとスムーズに進行できます。 また会場が暗かったり緊張していたりすると、どんなにシンプルにまとめた進行表でも、とっさに内容を追えない場合があります。 そんなときに備えて、予定時間と内容ごとに下線を引いたり蛍光ペンで着色したりするなど、自分にとって見やすい進行表にカスタマイズしておきましょう。

　≪進行表の一例≫

お金の管理はもちろん大切ですが「時は金なり（Time is money）」といわれるように時間の管理も大切。 予定外の延長で会場側に迷惑を掛けたり、ゲストが終電に乗り遅れたりしないよう、幹事さんは緊張感を持った時間管理を心掛けましょう。 「景品パーク!」オリジナルの進行表テンプレートもご活用ください。